Мне кажется, что организацию мероприятий лучше поручать профессионалам с большим опытом работы. Только тогда не будет никаких промашек, да и бюджет они распределят грамотно. Можете, к примеру, обратиться в это Event-агентство http://eventum-premo.ru/ . Оно функционирует уже много лет, и обладает хорошей репутацией.
А почему Вы просто не поручите это кому-нибудь из своих сотрудников? У меня в фирме, например, организацией мероприятий заместитель занимается на постоянной основе.